Cloud PBX

Der Status anderer Teilnehmer zeigt einem Benutzer an, ob diese beispielsweise angemeldet, einen eingehenden Anruf erhalten haben oder im Gespräch sind
– auch standortübergreifend. Der Status wird sowohl auf Endgeräten wie auch im Kundenportal angezeigt.

Die Funktion der Sprachbox ist vergleichbar mit der eines Anrufbeantworters, wobei nicht jeder Benutzer ein eigenes Gerät besitzen muss.
Der Zugriff auf die Sprachnachrichten ist über ein Telefon möglich, auch per Fernabfrage. Alternativ ist es möglich, die Sprachnachricht per E-Mail zuzustellen.

Anhand von Zeitplänen und den dort definierten Regeln kann gesteuert werden, wie Auto-Attendant-Anrufe an bestimmten Zeiten oder Tagen behandelt werden, z. B. welche Ansage abgespielt oder wohin der Anruf weitergeleitet wird.
Anhand der Rufnummer kann eine individuelle Ansage, z. B. in Landessprache abgespielt werden. Weiterhin können individuelle Zeitpläne erstellt werden.
Bereits vorhandene Ansagetexte oder individuell generierte Ansagen im .wav oder mp3-Format können importiert werden.
Der persönliche Auto-Attendant stellt eine Sprachaufzeichnungs-Funktion zur Verfügung, um Ansagen auf einfache Art und Weise ändern zu können.

Mit dem IVR haben Sie eine komfortable Möglichkeit, eingehende Anrufe entsprechend Ihren Bedürfnissen automatisch vorzuqualifizieren und weiterzuleiten.
Der Anrufer gelangt bei Gesprächsbeginn in ein elektronisches Auswahlmenü, in dem er per Tastendruck entscheiden kann, welche Option er für sein Anliegen wahrnehmen möchte: Die Endziffer 1 verbindet z.B. mit dem Vertrieb, die Endziffer 2 ruft den Service auf und bei Anwahl der Endziffer 3 erfolgt eine Durchstellung zur Zentrale.

Sie haben bei einem Anlagenanschluss die Möglichkeit einen Teilnehmer oder eine Gruppe als Abwurfplatz vorzugeben. Damit erreichen Sie, dass wenn z. B. eine unvollständige Nummer oder eine nicht vorhandene Durchwahl Ihrer TK-Anlage angewählt wird, dieser Ruf auf den Teilnehmer des Abwurfplatzes weitergeleitet wird.

Über ein Add-on in Chrome und auch Firefox können Sie Rufnummern ebenfalls anklicken und dadurch einen Anruf einleiten. Diese Funktion steht nur in den oben erwähnten Browsern zur Verfügung.

Möchten Sie kein klassisches Faxgerät mehr nutzen, können Sie auch Fax2Mail und Mail2Fax nutzen. Hier werden eingehende Faxe per E-Mail als PDF oder im TIFF-Format zugestellt, ausgehende Faxe können entweder per E-Mail oder über das Kundenportal versendet werden. Natürlich ist die Nutzung eines klassischen Faxgerätes weiterhin möglich. Gegebenenfalls muss dieses nur mittels eines Adapters IP-fähig gemacht werden.

Ein Benutzer kann aus einer Desktop-Applikation heraus eine Rufnummer auswählen und anrufen. Die Rufnummer kann beispielsweise in einer E-Mail, Word-Datei oder Excel-Datei stehen. Ebenso ist eine Hot-Key Funktion möglich. Voraussetzung hierfür ist die Erweiterung CloudCTI.

CRM-Systeme oder andere Anwendungen können entweder via CloudCTI angebunden werden oder direkt über Webhooks. Es ermöglicht bei zurzeit mehr als 150 geprüften CRM-Systemen ein Pop-Up bei eingehenden Anrufen. Dadurch werden die von Ihnen definierten Daten bei jedem eingehenden Anruf in einem separaten Fenster angezeigt und geben Ihnen so den kleinen aber entscheidenden Informationsvorsprung.

Ein Benutzer kann Kollegen gruppieren und so gerade bei größeren Unternehmen eine bessere Übersicht gestalten. Alle Kontakte werden mit ihrem Anwesenheitsstatus angezeigt.

Im Journal eines Benutzers werden alle Anrufe nach unterschiedlichen Kriterien gespeichert. Jeder Anruf wird mit Datum, Uhrzeit, Rufnummer, Nachname, Vorname, Richtung (kommend oder gehend) und Gesprächsdauer angezeigt. Anrufe im Journal können per Klick als Kontakt angelegt werden.

So einfach managen Sie Ihre Kontakte. Sie entscheiden, ob es ein persönlicher oder ein unternehmensweiter Kontakt ist. Diese können manuell angelegt werden, auch aus der Anruferliste heraus oder per Datei importiert werden. Darüberhinaus können diese Kontakte durch den systel Yealink Connect mit Ihrem Tischtelefon synchronisiert werden.

Der Teilnehmer kann viele Einstellungen selber vornehmen. Unter anderem kann er den Callflow eingehender Anrufe anpassen. So hat er zum Beispiel die Möglichkeit, Anrufe an andere Teilnehmer zu verteilen oder auch Anrufe direkt auf eine externe Rufnummer weiterzuleiten.

Die Anrufverteilung kann auf Öffnungszeiten und dem jeweiligen Status basieren. Es können beliebig viele Öffnungszeiten definiert werden. So können zum Beispiel für jeden Mitarbeiter oder jedes Team/Abteilung individuelle Öffnungszeiten hinterlegt werden.

Auch Türsprechstellen können an der CloudPBX genutzt werden. Diese müssen lediglich IP-fähig sein. Ebenso ist es möglich, Türsprechstellen mit Videofunktion zu integrieren. Das Videobild einer aktivierten Türsprechstelle z. B. Ihres Eingangsbereiches wird automatisch bei betätigen der Klingeltaste auf Ihr videofähiges Telefon übertragen.

Durch Intercom können gezielt einzelne Teilnehmer, Gruppen oder auch alle Nutzer gleichzeitig angesprochen werden. Das Prinzip entspricht dem einer Sprechanlage. Vorraussetzung hierfür ist, dass die angesprochenen Endgeräte über die Funktion “Laut hören“ verfügen.

In manchen Situationen möchte man vermeiden, dass Anrufer auf die Voicemail gelangen wie z. B. beim 24 Stunden Stördienst. Quittiert der Angerufene nicht durch drücken einer Taste, wird der Anruf nicht zugestellt sondern an den nächsten definierten Teilnehmer durchgestellt. Dieses System kann auch dazu genutzt werden, ob z. B. Mitarbeiter unversehrt sind. Es können periodische Anrufe initiiert werden, die Mitarbeiter in sicherheitsrelevanten Bereichen immer wieder bestätigen müssen. Erfolg diese Bestätigung nicht, wird ein Alarm ausgelöst.

Anrufe sollten weitestgehend nicht verpasst werden. Aber in der Realität ist es unvermeidlich, Anrufe hin und wieder zu verpassen. Das ist keine große Sache, weil Ihr Telefon Ihnen immer zeigt, welche Anrufe Sie verpasst haben. Komfortabler geht es mit einer E-Mail, die Ihnen alle relevanten Daten mitteilt wie Anrufer, angerufener Mitarbeiter, Uhrzeit und Datum.

Durch sogenannte Freeseating Accounts ist es möglich, den Arbeitsplatz frei zu wählen. Das können wechselnde Arbeitsplätze im Büro sein oder aber auch die Wahl zwischen Büro und Homeoffice. So bleibt man immer unter seiner Rufnummer erreichbar und mobil.

Diese sind in verschiedenen Konstellationen möglich. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Berechtigung zur Gesprächsaufzeichnung im Vorfeld erteilt wurde. Diese Berechtigung kann z. B. sein, dass eingehende, ausgehende oder sämtliche Gespräche aufgezeichnet werden – unternehmensweit oder auch nur für einzelne Teilnehmer. Die Aufnahme kann sofort gestartet werden oder aber erst nach z. B. einer Abfrage im IVR, ob einer Gesprächsaufzeichnung zugestimmt wird. Ebenfalls kann ein Benutzer mit Berechtigung Anrufe und auch Konferenzen bei Bedarf durch drücken der *-Taste aufzeichnen. Die Aufzeichnungen werden bis zu sieben Jahre im Kundenportal archiviert bzw. können hier auch heruntergeladen werden. Alternativ können die Gesprächsaufzeichnungen auch per E-Mail zugestellt werden.

Unsere CloudPBX bietet auch Flexibilität bei der Erfassung von Prozessen. Optionen wie Anrufaufzeichnung sind bereits Standardfunktionalität. Es können aber auch komplexe Audio-Formulare erstellt werden, die per Frage-Antwort-Spiel gefüllt werden. Nachdem das komplette Formular durchgelaufen ist, werden sämtliche Antworten zu einer Audiodatei zusammengefasst und per E-Mail zugestellt. Typische Einsatzzwecke sind z. B. Rezeptbestellungen bei Ärzten, telefonische Bestellsysteme, Service-Hotline, etc.

Durch Klassifizierung von Anrufergruppen wie extern, intern, Notrufnummer, Türsprechstelle, Hotline etc. können diesen verschiedene Klingeltöne zugeordnet werden. Dadurch kann der Angerufene schnell erkennen, wer anruft, auch wenn man nicht direkt vor dem Telefon am Schreibtisch sitzt sondern vielleicht gerade im Büro unterwegs ist.

Präfixe können z. B. genutzt werden, um verschiedene Rufnummern als CLIP zu nutzen. International agierende Unternehmen kennen das Problem. Sie möchten mit verschiedenen internationalen Rufnummern telefonieren. Nun kann man je Rufnummer einen Account im Telefon registrieren oder einfacher durch das Voranstellen eines Präfix automatisch die gewünschte Rufnummer übertragen. So können bis zu zehn verschiedene Anrufer-ID’s genutzt werden.

Unsere CloudPBX bietet die Möglichkeit, einen Netzverbund mit bis zu 9.999 Teilnehmern aufzubauen. In dieser standortübergreifenden Lösung stehen die gleichen Funktionen und Leistungsmerkmale zur Verfügung wie bei einem einzelnen Standort. Ergänzt durch die umfassenden Leistungsmerkmale im Bereich der Sprachvernetzung steht eine Lösung zur Verfügung, die mittelständischen Unternehmen ein Leistungsspektrum bietet, welches bislang vorwiegend großen Unternehmen zur Verfügung stand. Ebenso ist es für die Einrichtung und Verwaltung unerheblich, wieviele Standorte eingebunden sind. Diese ist immer zentral möglich.

Ob spontan oder langfristig geplant, Telefonkonferenzen stellen ein wichtiges Instrument der Unternehmenskommunikation dar. Durch die effiziente und spontane Einberufung von Telefonkonferenzen wird die Kommunikation verbessert und damit auch Entscheidungsprozesse erheblich beschleunigt.
Die meisten Endgeräte können entweder 3er- oder 5er-Konferenzen durchführen. Über einen integrierten Konferenzserver können zudem Konferenzen mit bis zu 999 Teilnehmern je Konferenzraum einberufen werden. Zur Teilnahme wählen externe Teilnehmer eine lokale Rufnummer des Kunden an, interne Teilnehmer wählen sich über eine Durchwahl in den jeweiligen Konferenzraum ein. Um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen teilnehmen, wird die Eingabe einer PIN gefordert. Die Konferenz kann bei Bedarf mitgeschnitten und z.B. nach Beendigung als E-Mail mit .wav-Datei vom Initiator an die Teilnehmer versandt werden.
• bis zu 999 gleichzeitige Konferenzräume
• bis zu 999 Teilnehmer intern und extern je Konferenzraum
• optionaler Gesprächsmitschnitt
• geschützte Einwahl per PIN

Die CloudPBX bietet integrierte Mobilitäts-Lösungen für jedes Unternehmen. Diese beinhalten z. B. die Einbindung von Smartphones, die Nutzung von schnurlosen DECT- und WLAN-Telefonen sowie die Nutzung von verschiedenen Clients z. B. auf dem Notebook oder Smartphone.

„Mobilität unterwegs“ wird erreicht über die Mobiltelefon-Integration durch die eigene App. Eingehende Gespräche können auf dem Mobiltelefon entgegen genommen werden, abgehende Gespräche zeigen die Bürorufnummer an, obwohl diese über die GSM Karte des Mobiltelefons geführt werden. Dadurch ist die Sprachqualität um ein vielfaches besser als bei der Nutzung eines Softphones mittels Datenanbindung.

„Mobilität im Büro“ erfolgt über schnurlose DECT- und WLAN-Telefone. Natürlich kann hier auch das GSM-Mobiltelefon als Nebenstelle genutzt werden.